各学院：

   按照工作计划，现布置开展新生档案工作，为了集中、高效管理，经学生处决定，新生档案全部交回迎西校区学生处档案室进行管理。为了把新生档案管理更加规范化，科学化，凡移交学生处档案室的有关材料，请各学院本着对学生负责的态度，认真做好此项工作，具体事项说明如下:

   1、各学院根据实际情况指定专人负责新生档案培训收集管理工作（要求至少要有两名辅导员或学生干部，新生数量大的学院可加派人员）。档案管理人员要严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案的内容。

各学院确定档案专人管理，并按档案室指定得时间地点来培训学习，帮助指导各班，每位同学的标签，贴于档案袋正面的最下方，以方便查阅。标签格式：专业班级  学号  姓名 （黑体，一号字）。

标签格式如下：

  2、要认真填写本科生档案接收情况登记表，辅导员老师签字并盖学院公章；登记表一式两份，学院留一份；交学生处档案室一份。

  3、档案要求以班级为单位按学号从小到大排列好，高中、高考档案材料有无准确填写（有填“有”，无则填“无”），所有的材料都装入高考档案袋中。如个别没有高考档案（高考档案是电子档）的请放在高中档案袋中，如高中没有袋子的请自行购置档案袋。

高中档案包括：高中毕业生登记表、发展报告等所有高中相关的材料。（团员档案校团委统一安排接收)

高考档案包括：高考报名登记表、高考体检表等高考相关的材料。

  4、近几年在学生就业时单位普遍需要高中档案，要求所有学生上交高中档案。

  5、有个别省高考档案只有电子档案，如山东、江苏、广西、山西等，只交高中档案即可。

  6、四川、贵州、安徽、湖南、新疆等省个别地区是邮寄档案，负责人在表备注栏填写“邮寄”，档案室会及时和招生办联系，接收邮寄档案。

  7、关于2017级本科生档案管理的通知、各学院2017级本科生档案接收登记表、各学院2017级本科生档案管理人员情况统计表请到学工办主任群共享文件中下载或者到学工部（与学生处合署办公）官网——下载中心一栏中进行下载。

  8、各学院档案负责老师将本学院全部档案、档案接收情况登记表、档案管理人员情况统计表纸质及电子版在规定时间内交回迎西校区档案室。

9、待档案室老师一一核查无误并整理好所有档案（包括邮寄），会给各学院反馈回一份准确的档案情况登记表电子版备存查询。

10、新生档案在确定班级，补交齐档案后由学院统一交至学生处档案室——行政主楼631。

11、2017级本科生档案管理群QQ号：348777695

微信公众号：太原理工温情档案  附二维码：

《致新生一封信》及新生宣传资料纸质版将不再发放，请学院安排组织同学们关注微信公众号进行了解。

12、学院交新生档案时间安排如下：将各班档案打包好附上相对应的名单，集中装入纸箱，封好口并加盖学院公章。

交接时间范围：2017年10月12日——2017年10月31日

为避免交接时间冲突，需提前在QQ管理群中做好沟通。

13、需要咨询请联系学生处档案室6014668。