亲爱的同学们：

你们好！很高兴你们将要顺利毕业，走出大学校园，去迎接属于你们自己的美好未来。同时，随着你们一起离开美丽校园的还有你们的档案。

学生处始终坚持“以学生为中心，全心全意为学生服务”的理念，为圆满完成毕业生档案转递工作的推进，现将我校本科生档案管理办法及相关事宜说明如下：

1、档案的重要性

学生档案是大学生升学、就业及今后各级组织选拔、政审、任用、考核、调动及退休的重要依据，是跟随你们一生的唯一重要原始材料。

2、档案内容

档案内容包括大学时期的材料，如入学登记表、毕业生登记表、毕业生成绩单（包括双学位成绩单）、年度鉴定表、各种奖励等需装的材料。此外，还包括你们入学时交来的高中档案、高考档案。学生处切实考虑你们的根本利益，5月上旬会通知个别缺材料的同学及时补交大学材料以保证档案转递齐全完整。

3、档案的去向

档案去向一般分为：升学、就业单位、生源地、出国留学。具体情况如下：

本科生档案实行校院两级管理，学生处负责分装整理好高中、高考及大学部分材料，于6月上旬移交各学院学工办，剩余材料由学院负责集中分装、密封、盖章及转递等事宜。

（1）考入本校研究生：毕业后档案由学院直接移交给研究生院档案室。

（2）考入外校研究生：需将调档函根据本学院的时间要求交予各学院学工办档案专员处，并办理登记手续，学院最晚在六月底会通过邮政EMS邮寄到升学地址。

（3）单位或回生源地：学院根据白色就业通知书及就业库档案接收信息确定档案邮寄地址，学院最晚在六月底会通过邮政EMS邮寄到相应地址。

（4）出国留学：依个人需求，可以选择北京市教育部留学服务中心或生源地进行保管。若选择留学服务中心保管请将调档函等材料交于所在学院档案专员。

4、档案特殊情况说明

（1）若档案接收部门有特殊要求的，请及时与学院档案专员联系，并提供相关材料。

（2）寄递档案查询途径：学院学工办会及时提供快递单号等信息，请你们及时跟踪档案动向。具体查询时间由学院统一告知大家。

（3）请本人及时与档案接收部门联系并获知准确的人事档案投递信息。

5、就业通知书需改派：毕业生因违约变更单位或者延期就业需要改派请咨询学生就业指导中心，就业指导中心地址：迎西校区清泽餐厅304室，咨询电话：0351-6014436。

6、“二战”考研及未就业：就业通知书转递地址为你们的生源地，如果此类同学需要档案留学校保管，请将留校申请书在规定时间交予本学院档案专员，学院将此类档案统一移交给学生处档案室管理，毕业两年内大家随时可以转递档案，毕业两年后学生处档案室将档案自动转回生源地。

7、延期毕业：待正常毕业后，到学生就业指导中心领取白色就业通知书，送至学生处档案室，就业通知书为转递档案的凭证，转递前提是：材料齐全完整，比如重新打印最新中文成绩单，提供学位复印件等。

8、转递地址说明：

（1）升学：按照所考取学校调档函的要求进行转递；

（2）单位：按照就业通知书抬头地址转递，若单位人事部门不负责管理档案的，可根据单位托管部门要求进行转递，并结合三方协议内容进行办理手续；

（3）生源地：按照就业通知书抬头地址并结合就业库信息进行转递，个别地区档案管理部门会有向下级部门移交托管的现象。

9、就业通知书说明：就业通知书一式两份，白色就业通知书是转递档案的凭证，放在个人档案袋中，蓝色就业通知书毕业时学院会发给学生本人，作为办理档案和户口的证明材料，因此一定要妥善保管。

10、特别强调：鉴于档案的唯一性、重要性和原始性，改派同学严禁私拆档案，拆封后果自负。

附：学生处档案室办公地址：迎西校区行政楼631室，咨询电话0351-6014668。

党委学生工作部（处）  

2022年4月26日